Job Title:  Payroll Specialist (m/f/d)

The Payroll Specialist is responsible for the accurate and timely processing of payroll for assigned employee groups, ensuring full compliance with statutory, tax, and social security regulations. The role acts as a key contact for employees, HR, and external partners on all payroll-related matters. This position is temporary for one year.

Key Responsibilities:

• Process monthly payroll accurately and on time in compliance with local labor, tax, and social security regulations
• Maintain and update employee payroll data, including salaries, bonuses, allowances, deductions, and benefits
• Handle payroll-related inquiries from employees and provide professional support on payroll, tax, and social security topics
• Ensure correct processing of absences, overtime, sick leave, parental leave, and other statutory entitlements
• Prepare payroll reports, audits, and reconciliations for internal and external stakeholders
• Collaborate closely with HR, Finance, and external payroll providers or authorities
• Support year-end payroll activities, including audits and statutory reporting
• Ensure data accuracy, confidentiality, and compliance with data protection regulations
• Contribute to the continuous improvement of payroll processes and documentation

Qualifications & Requirements:

• Completed vocational training or degree in Payroll, Human Resources, Accounting, or a related field
• Several years of professional experience in payroll processing
• Solid knowledge of payroll-related labor law, tax, and social security regulations
• Experience with ADP is a plus as well as the implementation of new payroll systems
• High level of accuracy, reliability, and confidentiality
• Strong analytical and organizational skills with attention to detail
• Confident use of payroll systems and MS Office, especially Excel
• Good communication skills in English and German
• Team-oriented, service-minded, and able to work independently

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Zusammenfassung der Stelle

Der Payroll Specialist ist verantwortlich für die korrekte und fristgerechte Durchführung der Entgeltabrechnung für definierte Mitarbeitergruppen unter vollständiger Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher sowie sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben. Die Rolle fungiert als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, HR sowie externe Partner in allen abrechnungsbezogenen Fragestellungen. Diese Position ist auf ein Jahr befristet.

Hauptaufgaben

• Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung termingerecht und fehlerfrei in Übereinstimmung mit arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften
• Pflege und Aktualisierung der abrechnungsrelevanten Mitarbeiterdaten, einschließlich Gehälter, Boni, Zulagen, Abzüge und Benefits
• Bearbeitung von abrechnungsbezogenen Anfragen von Mitarbeitenden sowie kompetente Beratung zu Themen der Entgeltabrechnung, Steuern und Sozialversicherung
• Sicherstellung der korrekten Abrechnung von Abwesenheiten, Überstunden, Krankheitszeiten, Elternzeiten sowie sonstigen gesetzlichen Ansprüchen
• Erstellung von Auswertungen, Reports, Prüfungen und Abstimmungen für interne und externe Stakeholder
• Enge Zusammenarbeit mit HR, Finance sowie externen Abrechnungsdienstleistern und Behörden
• Unterstützung bei Jahresabschlussaktivitäten im Payroll-Bereich, einschließlich Prüfungen und gesetzlicher Meldungen
• Sicherstellung von Datenqualität, Vertraulichkeit sowie Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Payroll-Prozessen und Dokumentationen

Qualifikationen & Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Payroll, Human Resources, Accounting oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Entgeltabrechnung
• Fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht mit Bezug zur Payroll
• Erfahrung mit ADP sowie mit der Implementierung neuer Payroll-Systeme von Vorteil
• Hohe Genauigkeit, Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Daten
• Analytische und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Payroll-Systemen und MS Office, insbesondere Excel
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Teamorientierte, serviceorientierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten